Elektronische Vertretung: Abwesenheit mit Stil

Wie Sie sich im Job am besten vertreten lassen
Ihre vorgefertigte Antwort darf keine Fragen offen lassen

Wir sagen Ihnen, wie Sie im Berufsleben Anrufbeantworter und E-Mail-Abwesenheitsnotiz richtig einsetzen

Vorbei die Zeiten, in denen Anfragen Ihrer Geschäftspartner und Kollegen im Nichts verpuffen, wenn Sie gerade im Urlaub, krank oder schlichtweg nicht erreichbar sind. Dank Anrufbeantworter und automatischer Antwort-Funktion des Mailprogramms (Autoresponder) bleiben Sie im Dialog, während Sie sich anderen Dingen widmen. Doch bei der Verwendung der Abwimmel-Technologie fürs Büro können Sie vieles falsch machen. Ein kurzes „Sorry, bin nicht da!“ verärgert da mehr als zu besänftigen. 11 Tipps, wie Sie stattdessen stilvoll dafür sorgen, dass wichtige Anliegen nicht in Vergessenheit geraten:

E-Mail-Abwesenheitsnotiz

  • Halten Sie die Grundzüge der klassischen Briefkorrespondenz ein. Starten Sie mit „Sehr geehrter Absender“ und schließen Sie die Nachricht am Ende mit einem freundlichen Gruß und Ihrer Signatur ab.
  • Nennen Sie einen klaren Zeitraum, wann Ihre Abwesenheit anfängt und wann Sie wieder zu erreichen sind.
  • Falls Sie längere Zeit nicht erreichbar sind, sollten Sie auch den Grund dafür nennen.
  • Machen Sie deutlich, ob jemand während Ihrer Abwesenheit die Nachrichten liest.
  • Falls nicht, geben Sie für dringende Anliegen einen Vertretungs-Kontakt an.
  • Formulieren Sie nur dann zweisprachig, wenn Ihr Unternehmen auch tatsächlich international arbeitet.

Anrufbeantworter

  • Fassen Sie sich möglichst kurz!
  • Melden Sie sich nicht direkt mit Ihrem Namen! Beginnen Sie stattdessen mit „Hier ist der Anrufbeantworter von …“, damit der Anrufer nicht gleich losplappert, weil er glaubt, Sie haben gerade den Hörer abgehoben.
  • Nennen Sie anschließend Ihren Namen und den Ihrer Firma.
  • Eine Vertretung sowie den Grund und genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit sollten Sie nur dann aufsagen, wenn Sie längere Zeit abwesend sein werden – etwa für mehrere Wochen im Urlaub.
  • Fordern Sie den Anrufer dazu auf, seinen Namen und die Rufnummer anzugeben. Auch, wann Sie ihn am besten erreichen können.

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