Effektiver arbeiten: Die perfekte Zeiteinteilung im Job

Wer viel sitzt, darf sich über psychische und körperliche Schäden nicht wundern
Zwischen 8 und 11 Uhr sind Sie am leistungsfähigsten

Mit den folgenden Tipps optimieren Sie Ihr Zeitmanagement am Arbeitsplatz – und zwar an jedem Tag

    Dann sind Sie am leistungsfähigsten:

    • Morgens: Erledigen Sie das Wichtigste zwischen 8 und 11 Uhr. „In der Zeit ist man am leistungsfähigsten, Sie vergeuden keine Zeit“, sagt Buchautor Professor Lothar Seiwert („Noch mehr Zeit für das Wesentliche“, Ariston 20 Euro). Dazwischen einige kurze Pausen machen, das hält die Konzentration hoch.
    • Mittags: Die Mittagspause ist sehr wichtig, denn sie liefert die Energie für den Nachmittag. Währenddessen ein Brainstorming mit ihren Kollegen machen, so entstehen kreative Ideen. Widmen Sie sich danach weniger wichtigen Aufgaben – erst gegen 16 Uhr erreichen Sie nämlich Ihr zweites Leistungshoch.
    • Abends: Die Leistungskurve sinkt kurz vor Feierabend oft auf null. Nutzen Sie diese Zeit für Routinearbeiten, etwa Aufräumen. Vorm Zubettgehen alles für den nächsten Tag bereitlegen. Machen Sie sich einen Plan und setzen Sie dabei Prioritäten. Auf diese Art behalten Sie zu jeder Zeit alles Wichtige im Blick.

    Die besten Zeitspartricks im Job

    Die Rechnung ist ganz einfach: Wer schneller arbeitet, kann auch früher gehen. Das ist vor allem in den Sommermonaten eine verlockende Aussicht, wenn im Biergarten das kühle Blonde und die heiße Brünette auf Sie warten. Wenn Sie jetzt beginnen, mit den folgenden Zeitspar-Tipps Ihren Job-Alltag zu managen, dann streichen Sie schon bald jeden Tag ein bisschen früher die Segel. Am Anfang müssen Sie sich zwar etwas umstellen und ein paar Verhaltensweisen ändern – aber die Mühe lohnt sich. Das versprechen wir Ihnen.

    Prioritäten setzen

    Fragen Sie sich vor jedem Arbeitsschritt, der ansteht, was passiert, wenn Sie ihn einfach nicht tun. Nichts? Dann vergessen Sie’s.

    Sofort anfangen

    Ob langweilige Pflicht oder aufregende Kür – trödeln Sie keinesfalls herum. Je schneller sie loslegen, desto eher sind Sie fertig. Das verhindert auch, dass Sie alltägliche Ablenkungen überfallen können.

    Post-Disziplin

    Öffnen Sie jede E-Mail und lesen Sie jeden Brief nur einmal. Schmeißen Sie dann rigoros weg! Das meiste, was auf dem Schreibtisch oder in der Mailbox landet, ist Müll. Falls Sie unsicher sind, trotzdem weg damit (der Absender meldet sich garantiert noch mal). Was drängt, wird sofort bearbeitet, beantwortet oder weitergeleitet. Sammeln verboten!

    E-Mails bündeln

    Es frisst enorm viel Zeit, wenn Sie siebzehnmal am Tag das Internet-Programm starten, um eine E-Mail zu schreiben. Wenn es nicht um brandheiße Entscheidungen geht, sammeln Sie die Messages und beantworten dann später alle hintereinander weg.

    Telefon-Trick I

    Gehören Sie zu den Menschen, die jedes Mal ans Telefon gehen, wenn es klingelt? Schön blöd. Die telefonischen Unterbrechungen verhindern optimales Zeitmanagement. Wenn es wichtig ist, meldet sich der Anrufer noch mal. Sie können auch kurz rangehen, nach dem Anliegen fragen und einen Rückruftermin vereinbaren. Das erledigen Sie dann gut vorbereitet, mit den notwendigen Unterlagen zur Hand. Und als Anrufer (also als der aktive Part) können Sie Dauer und Inhalt besser steuern.

    Telefon-Trick 2

    Nichtssagende Telefonate brechen Sie ab. Verweisen Sie auf die Saisonbelastung oder Zeitnot wegen Personalmangels. Wimmeln Sie Nervtöter mit den Worten ab, dass Sie in eine Konferenz müssen, ein zweites Gespräch in der Leitung ist oder Feuer ausbricht.

    Flexible Arbeitszeit

    Haben Sie je Ihren Boss danach gefragt? Vielleicht können Sie ja früher beginnen oder auf die Mittagspause verzichten, entsprechend eher aus dem Büro abhauen.

    Speichern

    Sichern Sie wichtige Informationen wie Ansprechpartner und Adressen logisch sortiert in PC-Datenbanken, statt sie mitsamt unwichtiger Details auf Papier zu verwahren.

    Abblocken

    Lassen Sie sich nicht von unangemeldeten Besuchern Ihre kostbare (Frei-) Zeit rauben. Sagen Sie den Plaudertaschen, die nur mal kurz vorbeischauen, freundlich aber bestimmt, dass Sie gerne einen Termin machen, aber gerade an einem wichtigen Projekt sitzen.

    Auf die Faust

    Wenn’s auch schwerfällt – gehen Sie nur noch einmal wöchentlich in die Kantine. Erstens wollten Sie sich sowieso gesünder ernähren, zweitens bleibt man da stets länger hocken als zwingend nötig, drittens vergeuden Sie Zeit auf dem Weg. Schmieren Sie Brote oder bestellen Sie beim Sushi-Mann, beim Pizza-Service …

    Mülltonne

    Schmeißen Sie alle unnützen Dinge, die an Ihrem Arbeitsplatz liegen, weg. Das ständige Hin- und Herschieben oder zur Seite legen raubt Ihnen kostbare Zeit.

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