Urlaubsvertretung: So umgehen Sie Mehrarbeit

Bis nach Hause reichte es den beiden nicht mehr
Ihm macht die Doppelbelastung am Arbeitsplatz nicht aus...

Ihr Kollege macht Urlaub, und Sie haben plötzlich die doppelte Arbeit am Hals. Mit diesen Tipps schaufeln Sie alles rasch weg.

Dieser Saukerl von Kollege geht drei Wochen in Urlaub, und Sie müssen ihn vertreten. Vor Ihnen steht ein Berg doppelter Arbeit. Als Verkaufsleiter haben Sie plötzlich einen fremden Kundenstamm am Hals, als Lieferfahrer rasen Sie mit 80 über rote Ampeln, und als Marketing-Stratege müssen Sie Ideen verkaufen, die Sie kaum kennen. Panik, Stress, Sprung vom Hochhaus? Ruhig Blut! Mit ein bisschen Vorbereitung, einer klugen Strategie und unseren Tricks überstehen Sie auch diese Schufterei.

Wenn Sie demnächst zusätzlich die Arbeit des Kollegen an der Backe haben, warten Sie nicht, bis es losgeht. Werden Sie aktiv, sobald Sie von seinen Urlaubsplänen erfahren.

• Rechnen Sie stets mit dem Schlimmsten: dass Sie jeden Abend bis nach Mitternacht im Büro sitzen, unvorbereitet in Meetings müssen, sich Ihr Privatleben auf Schlafen und Nahrungsaufnahme reduziert. Ganz so schlimm wird’s nie, aber mit dieser Haltung kann Sie nichts mehr überraschen.

• Planen Sie gezielt weniger private Unternehmungen für die Dauer des Ausnahmezustandes. Zu viele Verabredungen verursachen Termindruck. Setzen Sie Prioritäten, wen Sie auf keinen Fall vernachlässigen dürfen. Und sagen Sie den anderen Bescheid, weshalb Sie für einige Zeit weg vom Fenster sind.

• Spionieren Sie sein Umfeld aus: Welche Mitarbeiter motzt er manchmal an, und wer hat einen Hass auf ihn? Wenn Sie diese Personen während seiner Abwesenheit umgarnen, werden die es Ihnen danken und bestimmt Arbeit abnehmen, wenn Sie nett darum bitten.

AUGEN AUF UND DURCH

Machen Sie es wie die Chefs: Rationalisieren Sie! Am ehesten vom Tisch ist jene Arbeit, die Sie einfach weglassen.

• Verschieben Sie so viel wie möglich auf die Zeit nach dem Urlaub des Kollegen. Sollte er Sie später deswegen kritisieren, kontern Sie cool: „Ich wollte so wenig wie möglich in deine Kompetenzen eingreifen.“

• Delegieren Sie, wo Sie nur können. Spannen Sie jeden für sich ein. Wozu gibt es Auszubildende und Praktikanten? Vertrauen Sie denen Aufgaben an, die spannender sind als ewiges Fotokopieren und Kaffeekochen. Die werden Ihnen dankbar sein, und Sie sind entlastet.

• Auch wenn es unhöflich erscheint: Schalten Sie den Anrufbeantworter als Filter ein. Ist es Manni mit Karten fürs nächste Heimspiel Ihrer Lieblingskicker oder die süße Brünette aus dem Fitness-Studio, der Sie neulich Ihre Büronummer zugesteckt haben, können Sie ja sofort zurückrufen. Alle anderen aber müssen warten. Auf diese Weise erledigen sich manche Anrufe von allein.

MIT DISZIPLIN UND TÜCKE

• Zwingen Sie sich zur Ordnung. Halten Sie Ihr Büro und Ihren Schreibtisch aufgeräumt. Das kann bis zu zwei Stunden Wühlerei pro Tag sparen.

• Machen Sie sich Freunde, auch wenn’s anstrengt. Seien Sie freundlich, schenken Sie allen ein Lächeln, loben Sie andere Kollegen. Dann wird Ihnen jeder viel eher einen Gefallen erweisen als einem übelgelaunten Stinkrochen.

• Nutzen Sie die Gutgläubigkeit der Naiven und erkaufen Sie sich deren Unterstützung durch Versprechungen, die Ihr Kollege nach seinem Urlaub einlösen muss. Beispiel: „Bitte helfen Sie mir bei dem Projekt, Sie sind da genau der Richtige. Wenn der Kollege zurückkehrt, kennen Sie sich besser aus als er, und er wird dann von Ihnen abhängig sein.“ Oder wie wäre es damit: Sie lassen die Mitarbeiter Überstunden machen, die diese dann abfeiern sollen, wenn der Kollege aus dem Urlaub zurück ist.

OPTIMALE PLANUNG

Wenn Sie Ihren Arbeitstag planen, sorgen Sie für Übersicht.

• Fertigen Sie am Abend zuvor oder morgens früh eine Liste an mit allen Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen wollen und müssen. Die abgestrichene Liste schenkt Ihnen abends ein Gefühl der Zufriedenheit.

• Greifen Sie ab und an zu einer Notlüge: Will man Ihnen noch mehr aufhalsen, schieben Sie Termine vor, erfinden Sie Ausreden – am besten sind solche aus der Geschäftswelt: „Kann nicht, erwarte einen dringenden Anruf wegen …“ oder „Muss gleich zum Chef“. Und dann gehen Sie pinkeln.

• Verkneifen Sie sich in der Pause den Weg ins Restaurant Nehmen Sie sich Sandwiches von zu Hause mit oder lassen Sie sich von einem Pizza- oder Sushi-Mann bedienen und essen Sie am Schreibtisch. Das ist zwar nicht immer so lecker, spart aber Zeit. Außerdem sieht Ihr Chef, wie wichtig Ihnen die Arbeit ist.

STRESS BEKÄMPFEN

Machen Sie sich nichts vor: Es wird stressig. Umso wichtiger ist es, die fiesen Stresshormone zu bekämpfen.

• Lassen Sie sich nicht Ihre gute Laune verderben. Eine Laufrunde oder Lesestunde am Abend oder etwas Bettgymnastik mit Ihrer Liebsten lassen Sie den Job vergessen.

• Achten Sie auf eine gesunde Ernährung: Lebensmittel mit hohem Flavonoid-Gehalt, etwa Trauben, Beeren und Äpfel, können die negative Wirkung der Stresshormone mindern.

STIMMUNGSMACHE

• Schreiben Sie jede Aufgabe Ihres täglichen Arbeitsplans auf einen Spickzettel und kleben Sie diesen an den Monitor, Ihre Werkbank – eben dahin, wo Sie Ihre Brötchen verdienen. Immer, wenn ein Job erledigt ist, pfeffern Sie einen Zettel in den Papierkorb. Das pusht ungemein! Die Alternative: ein Maßband wie in alten Bundeswehrzeiten. Jeder Abschnitt lässt die Stimmung steigen.

• Buchen Sie unbedingt einen (Kurz-)Urlaub für die Zeit danach. Denn Sie brauchen etwas, worauf Sie sich freuen können. Denken Sie zwischendurch an Sonne, Wasser, Sand, Bikinis – und schon lassen die Schmerzen nach.

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