Mails sind Arbeitsbremsen

Immerhin aufgeräumt
Er wartete auf den Postboten auf der virtuellen Wiese

Segen durch das Computerzeitalter? Weit gefehlt: Unternehmen ertrinken in einem See von verschiedenen Versionen derselben Dokumente

Ist die Arbeit durch PCs und Netzwerke in Firmen effizienter geworden? Im Gegenteil: Computer-Dokumente können so einfach kopiert werden, dass Arbeitnehmer viele Stunden damit zubringen, nach den neuesten Versionen ihrer Unterlagen zu suchen.

In einer britischen Untersuchung stellte sich jetzt heraus, dass E-Mails und Office-Programme das Arbeiten eher verschlechtern: In England gaben 86 Prozent der befragten Verantwortlichen an, keine Kontrolle darüber zu haben, ob die bearbeiteten Dokumente im Rahmen eines Zeitplans erstellt werden können.

Das liegt daran, dass bei den Firmen täglich im Durchschnitt 23 wichtige Dokumente wie Marketing-Pläne, Angebote, Produktbeschreibungen bearbeitet werden, wobei etwa sieben Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und diese nicht richtig verwalten. Oft werden Mails als eine Art stellvertretender Speichermöglichkeit angesehen, wenn etwa in Rundschreiben nach der gerade aktuellsten Version gefahndet wird.

Problematisch: 90 Prozent der bearbeiteten Dokumente haben ein "Vorleben": Sie sind Produkte von Arbeiten aus anderem Zusammenhang. Sie wurden nur kopiert, einige wichtige Bestandteile ausgetauscht und unter anderem Namen gespeichert.

Wird etwas dagegen getan? Nur 4 Prozent der Unternehmen gaben an, eine Methode zu benutzen, die die Qualität der Teamarbeiten unterstützt und überprüft.

Sponsored SectionAnzeige