Arbeiten mit System: So steuern Sie die digitale Informationsflut

Wehren Sie sich gegen die Informationsflut
Ihnen fehlt eine wirksame Kommunikationsstrategie? Wir helfen!

80 E-Mails am Tag sind im Job keine Seltenheit. Hinzu kommen Anrufe, SMS und Intranet. Wie Sie dennoch den Durchblick behalten

Schon mal was von Kommunikationsstrategie gehört? Wohl kaum, denn Sie sitzen ja noch immer an der Bearbeitung Ihrer Mails vom Vortag. Hinzu kommt die Flut an Artikeln im Intranet und auf News-Portalen, ständig trudeln neue SMS ein und das Telefon hört auch nicht mehr auf zu klingeln. Vom Multitasking zerrieben, bleibt da kaum noch Zeit für das Wesentliche: Ihre Arbeit. Laut einer US-Studie an der Universität Kalifornien wurde bei amerikanischen Arbeitnehmern festgestellt, dass sie ihre Arbeit im Durchschnitt nach elf Minuten unterbrechen. Danach dauert es etwa 25 Minuten, bis sie wieder an ihre ursprüngliche Tätigkeit anknüpfen. Kein Wunder, dass sich hier schnell ein Gefühl der ständigen Überforderung breit macht. Wir helfen Ihnen dabei, sich souverän durch den digitalen Informationsdschungel zu bewegen. Beachten Sie einfach folgende Tipps:

  • Kommunikationsmittel wie E-Mails, SMS und Intranet sind keine Pausenfüller. Nehmen Sie sich feste Zeiträume, in denen Sie sich etwa nur mit Ihrem E-Mail-Verkehr beschäftigen. Maximal eine Stunde.
  • Entwickeln Sie ein Ablagesystem für Ihre Mails, das nach Projekt, Wichtigkeit oder Dringlichkeit sortiert ist. Unwichtige Mails werden sofort gelöscht, das hält den Posteingang überschaubar.
  • Schreiben Sie Mails verständlich und mit Struktur, um möglichst keine weiteren Fragen offen zu lassen. Lieber mehr Zeit ins Schreiben investieren, als sich anschließend in einer Ping-Pong-Kommunikation wiederzufinden, die Ihr Postfach zumüllt, vom Hauptthema ablenkt und Sie vom Arbeiten abhält.
  • Finden Sie sich dennoch in einer Ping-Pong-Situation wieder, greifen Sie zum Hörer und klären die offenen Fragen direkt.
  • Als Führungskraft ermutigen Sie Mitarbeiter, die Sie ständig ins CC setzen, zu mehr Eigeninitiative. Ansonsten kann es schnell passieren, dass Sie den Überblick verlieren. Macht ein Mitarbeiter dann einen Fehler, müssen Sie mit Antworten rechnen wie: „Aber Sie wussten doch, woran ich arbeitete. Ich habe Sie CC gesetzt!“ Setzen Sie besser regelmäßige Gruppenbesprechungen an, um sich über die Fortschritte zu informieren.
  • Hört das Telefon nicht auf zu klingeln, nutzen Sie Ihren Anrufbeantworter – aber weise! Nennen Sie eine genaue Uhrzeit, zu der Sie wieder erreichbar sein werden. So lässt sich auch gut ein Zeitraum abstecken, in dem Sie sich nur um Telefonate kümmern.
  • Einer statt viele: Sprechen Sie mit Ihren Kollegen über eine mögliche Aufteilung der Informationsbeschaffung. Bevor etwa alle Mitarbeiter morgens die Branchen-News durchforsten, kann das auch ein einzelner übernehmen und den Rest in kurzen Briefings informieren. Das spart wertvolle Zeit.

Sponsored SectionAnzeige