Karriere: So wird Ihr Meeting ein Erfolg

Ausufernde Diskussionen müssen von der Gesprächsleitung beendet werden

Empfinden Sie Meetings als zeitraubend und wenig effektiv? Wir sagen Ihnen, wie Sie berufliche Besprechungen optimieren

Schlechte Vorbereitung und eine nur ungenügende Moderation lassen viele Meetings im Chaos versinken. Vielen Teilnehmern kommt ein Meeting im Arbeitsablauf deshalb wenig hilfreich vor. Mit diesen Tipps können auch Sie Ihren Anteil zum Gelingen der nächsten Besprechung leisten.

Teilnehmer auswählen Bei einer Besprechung sollten nur Mitarbeiter teilnehmen, die für das Erreichen des Sitzungsziels auch erforderlich sind. Ein mehr an Teilnehmern bedeutet oftmals auch einen größeren Zeitaufwand.

Besprechung organisieren Die Tagesordnung sollte jedem Teilnehmer rechtzeitig zugeschickt werden. Nur so können Missverständnisse unter den Kollegen vermieden, und Änderungen eingebracht werden. Recherchieren Sie im Vorfeld alle relevanten Daten und Fakten, die für eine Entscheidung nötig sein könnten.

Flipchart Die Tagesordnung sollte jedem Teilnehmer im Besprechungsraum noch mal vor Augen gehalten werden. Beschlüsse und Absprachen sollten sofort schriftlich festgehalten werden. So gibt es später keinen Konflikt über ungenaue Formulierungen. Der Einsatz von Beamern lässt ein Meeting schnell zu einer Art Vorlesung werden.

Regeln Entwickeln Sie einen Verhaltenskodex. Klären Sie zum Beispiel, in wie weit das Handy während des Meetings benutzt werden darf. Meistens lässt sich in einer ruhigen Atmosphäre konstruktiver Arbeiten. Störungen durch klingelnde Handys könnten deshalb mit einer wohltätigen Spende "bestraft" werden. Ebenso könnte man das Zuspätkommen ahnden.

Zeit Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass die Tagesordnung eingehalten wird. Er darf entsprechend eine Diskussion auch einmal abbrechen, damit das Ziel des Meetings nicht aus den Augen gerät. Dennoch kann auch jeder Teilnehmer zu einem zügigen Verlauf beitragen, indem er sich im Vorfeld gut vorbereitet und seine Beiträge strukturiert vorbringt.

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